La gestión de las reuniones en la empresa es clave para la eficacia
Las reuniones son imprescindibles. Permiten la comunicación, posibilitan la distribución de tareas, promueven las ideas, crean espíritu de equipo, favorecen el feedback. Pero todo esto, tan necesario para las empresas, solo ocurre cuando se gestionan bien. De lo contrario, no servirán más que para entorpecer el trabajo.
«Un hombre que se atreve a perder una hora de su tiempo no ha descubierto el valor de la vida», dijo Darwin. Y las reuniones son, a menudo, el mar tranquilo donde los minutos naufragan, una rémora para la eficacia, un lastre para la productividad empresarial.
Los líderes deben saber gestionar las reuniones con esmero, porque son una herramienta esencial para el funcionamiento corporativo. Lo peor que puede ocurrir es que los asistentes terminen con la sensación de haber perdido el tiempo. Hay que planificarlas, trabajar para su buen desarrollo y extraer las conclusiones adecuadas.
Estas son las líneas maestras que deben presidir las reuniones:
Elegir el momento. Las reuniones deben programarse dentro del horario laboral, nunca fuera, y ser compatibles con las obligaciones de los convocados: los padres que necesitan llevar a sus hijos al cole, quienes viven lejos, incluso los que tienen fitness al finalizar la jornada… Deben tener horario de inicio, pero también de final.
Evitar las reuniones estériles. Las reuniones se establecen porque son necesarias, no por rutina ni sin un objetivo claro. Es preciso contar con un orden del día, un asunto que tratar y el detalle de todos los puntos que van a abordarse. El material debe prepararse de antemano y facilitar copia del contenido a todos los asistentes. De este modo, se eluden los asuntos no relevantes o que no se ajusten al propósito de la cita.
Ser transparentes. Las reuniones sirven para informar y evitar las vías paralelas o distorsionadas de comunicación. Hay que ser claros, concisos y precisos. Todo lo que se pueda hablar, se cuenta abiertamente, de manera que nadie tenga la sensación de que algo se está ocultando. Igualmente, se solicita información a quien la tenga para que la ponga en común con los demás.
Huir de los monólogos. Todos deben participar. Obviamente quien lidere la reunión deberá introducirla, explicar su motivo, reportar lo necesario…, pero después tendrá que dar paso a que los demás se expresen. Los líderes aprenden de los demás y realizan una escucha activa para que su equipo aporte y se sienta parte importante del engranaje corporativo.
Poner límites. Dar la palabra a los demás no implica renunciar a seguir liderando. Siempre será necesario pedir amablemente que alguien concluya una intervención demasiado larga, reconducir a quien se desvíe, solicitar opinión al que no participa, mediar en las discusiones estériles…; es decir, poner en práctica la inteligencia emocional que todo líder debe conocer y entrenar.
No olvidar el feedback. Hay que tomar buena nota de lo que reportan los asistentes y, además, redactar las conclusiones de la reunión y hacerlas circular entre todos los participantes lo antes posible.
Y algo más: recordemos que las reuniones también deben servir para celebrar los logros.
JAVIER ANTONIO SERRANO
En mi concepto es la moda pero no es realidad, las reuniones necesarias son muy pocas y deben ser muy bien llevadas para que no se conviertan en perdera de tiempo, las reuniones en su mayoría sirven para que la decisión o el camino la tome el participante más elocuente ó popular, para que se asignen trabajos innecesarios, para que se busquen problemas a soluciones para perder tiempo, para alimentar el ego de los malos jefes, las reuniones deben ser pocas y con reglas claras para que sean efectivas.