El síndrome de la falta de tiempo
Vivimos en una sociedad altamente competitiva en la que se nos exige desempeñar con eficacia en múltiples tareas. El liderazgo está directamente relacionado con la productividad y, la productividad es un concepto medible por el resultado concreto. Hoy las corporaciones son datos, números y realidades tangibles. Así que, no queda más remedio que impulsar la eficiencia.
En el liderazgo algunas personas sufren lo que se llama síndrome de la falta de tiempo en las empresas que es un fenómeno en el que tanto los ejecutivos o los empleados sienten que no tienen suficiente tiempo para completar sus tareas de manera eficiente. Esto produce acumulación de estrés, por no terminar lo que se empieza, no alcanzar las metas propuestas o incluso quedar mal con la gente.
Desde mi punto de vista, es necesario salir de esta situación analizando qué distrae de los objetivos y elaborando un plan de productividad. Escribir una hoja de ruta y poner por escrito qué es lo que se desea alcanzar, tanto profesional como personalmente en el trabajo. Algo que puede parecer obvio o innecesario, pero que no lo es.
Hay que cuestionarse lo prioritario que de verdad importa y detallar lo accesorio de lo que se puede prescindir. Y cuestionarse ¿qué ahorraría tiempo? Y tener siempre a mano la agenda, ya sea en papel o en el teléfono, para tomar nota de lo que está pendiente, o nunca olvidar la lista de prioridades tienen que ser razonable, para no caer en lo su incumplimiento.
Esto puede deberse a una combinación de diferentes factores, como una carga de trabajo excesiva, plazos ajustados, falta de priorización de tareas y mal manejo del tiempo. Este síndrome puede llevar a un aumento de estrés, baja productividad y afectar la calidad del trabajo realizado en la organización. Es importante que las empresas busquen soluciones para ayudar a sus empleados a gestionar mejor su tiempo y reducir la presión causada por esta sensación de falta de tiempo.
Para mejorar y equilibrar la carga de trabajo y los plazos ajustados en una empresa, aquí hay algunas sugerencias:
Priorizar tareas
Identificar las tareas clave y dar prioridad a aquellas que son críticas para el éxito del proyecto o la empresa. Dejar de lado o delegar aquellas tareas que no son tan importantes en ese momento.
Establecer plazos realistas
Hay que asegurarse de establecer plazos que sean alcanzables. Considerar los recursos necesarios y la complejidad de cada tarea al establecer los plazos.
Delegar responsabilidades
Distribuir equitativamente las tareas entre los empleados, asegurándose de asignarlas de acuerdo con las fortalezas y habilidades de cada uno. Esto ayudará a reducir la carga de trabajo de una sola persona y a completar las tareas de manera más eficiente.
Comunicar de manera efectiva
Mantener una comunicación clara y abierta con el equipo para asegurarse de que todos estén al tanto de las prioridades y de los plazos. Establecer reuniones regulares para hacer seguimiento del progreso y ajustar si es necesario.
Automatizar los procesos
Identificar procesos repetitivos o tareas manuales que puedan ser automatizadas para ahorrar tiempo y recursos. Esto puede ayudar a agilizar el flujo de trabajo y reducir la carga de trabajo.
Capacitación y desarrollo
Hay que invertir en la capacitación y desarrollo de los empleados para que estén mejor preparados y para manejar tareas difíciles y plazos ajustados. Esto les permitirá ser más eficientes y productivos en su trabajo. Los líderes productivos lo son porque se imponen una disciplina. Madrugar.
Cada uno tiene sus ritmos circadianos, pero según todos los estudios sobre productividad la luz diurna es la que provoca mayor activación en las personas e incluso empezar a trabajar cuando no hay nadie que moleste, es altamente eficaz.
Pero un líder debe tener un buen equipo en el que delegar, para eso lo ha formado y sabe que cada uno de sus miembros se siente autónomo y responsable de sus objetivos. Existen técnicas de entrenamiento para aumentar la productividad, que ayude a las personas con tendencia a procrastinar, al desorden, a la impuntualidad. Y como dice un amigo mío siempre “el tiempo no se tiene. El tiempo se hace…”
