La procrastinación en la empresa
No es lo mismo sacudirse un poco de arena que quedar sepultados por una montaña. La procrastinación es el acto de posponer o retrasar tareas activas habitualmente por desmotivación o pereza. Sabemos que postergar el trabajo es un palo en las ruedas de la producción. Basta con que un trabajador cualquiera, no ya un directivo, aplace sus tareas, para que se frene toda la cadena productiva.
Esta tendencia afecta negativamente a la productividad, al rendimiento y a la calidad de vida en general. En psicología se suele asociar a un estrés que genera “agobio” en la persona por el cúmulo de tareas, ya que retrasan sus labores hasta el último momento.
Gabriel García Márquez decía “no dejes para mañana lo que puedas hacer hoy, porque puede que te arrepientas de no hacerlo nunca”.
Todos podemos atravesar etapas así, en las que los mails se nos amontonan en la bandeja de entrada, las obligaciones nos persiguen y vamos quedando mal con todo el mundo, pero de esas situaciones hay que salir cuanto antes, porque las organizaciones son engranajes en los que el resultado global depende del funcionamiento de todas las piezas; por tanto, hay que combatir la procrastinación en cualquier puesto, y más aún si afecta a los responsables y gestores de equipos.
La procrastinación tiene causas complejas y diferentes en cada persona. No basta con enseñar a alguien a organizar mejor su tiempo, sino que es necesario analizar qué hay en el fondo: miedo al fracaso o incluso al éxito, desmotivación, falta de confianza, resistencia…; ¿Cómo luchar contra la procrastinación en la empresa?
Existen técnicas que ayudan a vencer el problema, como hacer las tareas más engorrosas a primera hora, diseñar horarios y listados de cumplimiento, eliminar distractores como las redes sociales, etc. Pero, en mi opinión, siempre hay que averiguar las causas de la procrastinación. Mis sugerencias para ayudar a superarla son:
Organizar el tiempo
Planifica su día y asigna tiempo específico para cada tarea. Prioriza las tareas más importantes y evita siempre posponerlas.
Eliminar las distracciones
Identifica las distracciones que le alejan de las responsabilidades y elimínalas. Desactivar las notificaciones del teléfono o apaga la televisión si es necesario, y cambia de entorno para evitar tentaciones.
Utilizar técnicas de productividad
Probar técnicas como el método Pomodoro, en el cual trabajas durante un período de tiempo determinado (normalmente 25 minutos) y luego tomar un descanso breve. Esto le ayudará a mantener la concentración y a evitar la procrastinación.
Dividir las tareas en pasos más pequeños
Si una tarea parece demasiado abrumadora, divídala en pasos más pequeños y manejables. Esto le ayudará a visualizar su progreso y le motivará a seguir adelante.
Encontrar la motivación
Identifica qué le motiva a completar sus tareas y utilícelo como una herramienta para mantenerse enfocado y evitar posponer.
Cultivar hábitos positivos
Establecer una rutina diaria que le ayude a mantener el enfoque y la disciplina. Esto puede incluir hábitos como levantarse temprano, hacer ejercicio, meditar o cualquier actividad que le ayude a mantener una mentalidad productiva.
Hay una frase del empresario Victor Kiam que nos ayudará a todos en los momentos de postergación y que dice: “La procrastinación es el asesinato de la oportunidad”.
